Közel 15 éves folyamatautomatizálási tapasztalat után mondom, hogy a HR egy méltatlanul elhanyagolt terület, ami az IT támogatást illeti. Persze léteznek kiváló szoftverek, amelyek nagy segítséget jelentenek (payroll, bérszámfejtés, oktatási platformok, stb.), ám a legtöbb helyen ezek csak 1-1 funkciót fednek le és nem kezelik komplexen azokat a folyamatokat, amelyben egyaránt érintett a HR szakember, egyéb területek kollégái és nem utolsó sorban maga a munkavállaló.
A folyamatautomatizálási projektjeinkből hadd emeljek ki két szembetűnő példát:
Onboarding folyamat
Már a szerződés aláírása is egy rendkívül komplex folyamat (főleg nagyvállalati környezetben), ami kapcsán mindkét fél igyekszik a jövőre nézve bevédeni magát, ami csak akkor lehetséges, ha minden fontosabb körülményt, szabályt és lehetséges változót belefoglalunk. Pontosan emiatt számos egyeztetésen, pontosításon és jóváhagyáson kell keresztülmennie egy ilyen dokumentumnak. Ha megtörtént az aláírás, akkor elkezdődhet az igazi onboarding folyamat, ami egy új munkavállaló számára végeláthatatlan útvesztő is lehet:
- egy rakat kötelező papírt és dokumentumot kell aláírni
- meg kell ismerni számos a munkavégzéshez szükséges szabályzatot, folyamatot és rendszert
- eszközöket (laptop, beléptőkártya, stb.) kell igényelni a munkavállalónak és azok átvételét megfelelően dokumentálni
- hozzáférést kell kérni az IT osztálytól az egyes informatikai rendszerekhez, amely hozzáféréseket előzetesen valamilyen jogosultsági beállításokkal kell kezelni
- el kell végezni a kötelezően előírt képzéseket
- és vállalattól függően számos egyéb folyamatlépésen kell keresztülmenni
Az új környezethez való alkalmazkodás, új kollégák és folyamatok megismerésén túl mindezt óriási sokkot okozhat egy új munkavállalónak, akiben frusztráció alakulhat ki, ha nem fogják végig a kezét az onboarding folyamatban. Ez azonbann nem kizárólag a HR felelőssége, hiszen ez tipikusan egy olyan keresztfunkcionális folyamat, amely számos további osztályt vagy területet érint, amire a HR nincs ráhatása. Emeljük ki például az IT eszközök biztosítását, ami egyértelműen az IT feladata lesz. Innen azonban a folyamat könnyen továbbgyűrűzhet a logisztika és raktározási szakemberek feladatai közé vagy akár beszerzési feladatot is generálhat, ha szükséges eszközök nem állnak rendelkezésre és meg kell vásárolni azokat. Kié lesz tehát végső soron a felelősség és ki fogja megfelelő módon áttekinteni a folyamatot?
Kiléptetési folyamat
A fentihez rendkívül hasonló annak inverze, a kiléptetési folyamat. Bármilyen okból kifolyóan is távozik egy munkavállaló mind neki, mind pedig a vállalatnak közös érdeke a közöttük fennálló szerződéses viszont oly módon zárják le, hogy mindennel megfelelő módon elszámolnak és nem marad követelésük egymás irányában. A jogszabályban előírt klasszikus adatszolgáltatáson túl (ledolgozott napok, betegszabadságok, stb.) a munkavállalónak vissza kell szolgáltatnia minden birtokában lévő, a vállalat által a rendelkezésére bocsátott eszközt (belépőkártya, tankolókártya, informatikai eszközök, stb.), amiről természetesen írásos bizonyítéknak is kell keletkeznie. Természetesen említhetnénk még az informatikai jogosultságok visszavonását, a pénzügyi elszámolás (pl.: dolgozói hitelek, cafetéria, stb.) folyamatát is.
Természetesen egy általános célú workflow megoldás lehetővé teszi, hogy akár a fenti, akár más folyamatok is megfelelő szabályozottság mentén működjenek, aminek révén a folyamat és annak státuszai tökéletesen átláthatóvá válnak. A vezetett folyamat révén megóvhatjuk a munkavállalót is attól, hogy elvesszen a fenti útvesztőben és helyette a beilleszkedésre és hatékony munkára koncentrálhasson. Mindamellett a vállalat is meg tud felelni minden jogszabályi és menedzsment elvárásnak.