Kapcsolja be a robotpilótát vállalkozásában!

Airplane cockpit
  • szeptember 26, 2022

Minden cégvezető álma, hogy a vállalkozását olyan szintre fejlessze, ami önműködő, tehát nem emészt fel erőforrást a feladatok ellenőrzése és jóváhagyása, az előre megírt szabályok mentén működik minden folyamat és nem történnek hibák a mindennapokban.

Ez persze egy idealizált állapot, amit olyan ritka, mint a fehér holló, ám közel sem lehetetlen elérni vagy legalább tenni azért, hogy a vállalkozásunk ilyen irányba fejlődjön. Ahhoz, hogy a fentieket megvalósíthassuk, az alábbi területekre kell fókuszálnunk:

 

  1.  Szabályok és folyamatok: A vállalkozások természetéből fakadóan folyamatok mentén működnek, akár legyenek azok tudatosan felépített, szabályokra épülő munkafolyamatok, akár megszokáson alapuló, netán ad-hoc feladatok. A sikeres és jól szervezett vállalatok természetesen felismerték, hogy a láncszerűen összekapcsolódó feladatok munkafolyamatokba rendezése és szabályozása jelentős hatékonyságnövekedést tud eredményezni. Mindez persze növekedési paradoxont is eredményezhet, hiszen a hatékonyabb működés megteremti a növekedés lehetőségét, ami együtt jár a feladatok számának növekedésével, továbbá a folyamatok komplexebbé válásával, így újabb szabályozásra és folyamatfejlesztésre van szükség.

  2.  Végrehajtók a szervezetben: Rendelkezhetünk kiválóan folyamatokba szervezett feladatokkal, ha nincs, aki végrehajtsa azokat. Vagy nincs, AMI végrehajtsa azokat... Szándékosan nem a "kollégák/emberek/munkatársak a szervezetben" kifejezést használtam, hiszen napjainkban már nem csak az emberi munkaerőre támaszkodhatunk a feladatok elvégzését illetően. Legyen szó egy lelkes kollégáról vagy precízen működő szoftverről, esetleg robotról, mindenképpen ki kell emelnünk annak a fontosságát, hogy a folyamat csak akkor lehet sikeres, ha annak végrehajtói pontosan tudják, hogy mit, mikor és milyen szabályok mentén kell végrehajtaniuk. Nem elég tehát a fentiek pontos definiálása például folyamatábrákkal tarkított folyamatleírásokban és céges szabályzatokban, amik a legtöbb esetben csak a fiókban porosodnak (vagy a szerverünk egy eldugott mappájában). Gondoskodnunk kell arról, hogy a feladat végrehatója ezekkel pontosan tisztában legyen, bizonytalanság esetén pedig elérje a szükséges információkat. Ugyancsak fontos a vállalati kultúra szempontjából, hogy a végrehajtók részéről meglegyen a hajlandóság és együttműködés a szabályok betartására.

  3. Folyamattámogatás: Számos eszköz létezik a folyamatok támogatására, ami iparáganként, működési területenként eltérhet. Nem kell azonnal a legdrágább vállalatirányítási rendszerekre gondolni, hiszen adott esetben egy fizikai iratrendszerező mappa is képes már csodákat tenni egy kisvállalkozás életében. Természetesen nem véletlen a fenti asszociáció, hiszen egy bizonyos méret felett (amire elfogultan én azt mondom, hogy már egyszemélyes vállalkozás esetén is) elengedhetetlen a megfelelő informatikai támogatás. Egy későbbi cikkben sorra vesszük majd, hogy milyen megoldások létezek a fenti cél elérésére (ERP, PM, TM, CRM, stb.), amelyek bizonyos átfedésekkel, de alapvetően más-más területek támogatására fókuszálnak. Most azonban egy olyan fogalmat szeretnék bemutatni, ami megalkuvások nélkül képes a fentiek megvalósítására.

WORKFLOW

A workflow, vagy más néven üzletifolyamat-kezelő megoldások magukba foglalják azon szoftvereket, amelyek célja a vállalkozás napi operatív, előzetesen felállított szabályrendszerre épülő működésének támogatása. Ha rátekintünk a folyamatainkra, akkor gyakorlatilag meghatározott időközönként ismétlődő ciklusokat látunk, amit valamilyen szabály mentén, de sablonizálva vannak jelen a mindennapi életünkben. Jellemzően ezen folyamatok szervezeti egységeken is átívelnek, több feladatból állnak és párhuzamosan több végrehajtó is dolgozik egy-egy feladaton. A workflow rendszerek nem csupán azt teszik lehetővé, hogy a munkafolyamatainkat vizuálisan ábrázolni tudjuk, de gondoskodik az egyes lépésekhez, fázisokhoz vagy döntési pontokhoz rendelt szabályok betartatásáról.
Teszi ezt például olyan formában, hogy minden végrehajtó csak azokat a feladatokat kapja meg, amivel adott időpontban (vagy jogosultsága szerint) dolgoznia kell. A workflow gondoskodik róla, hogy a végrehajtó ne tudjon eltérni a folyamattól, mindazonáltal lehetővé teszi a vezető számára, hogy pontosan értesüljön a folyamat állapotáról és esetlegesen fellépő problémákról. Persze a repülőgépek sem nélkülözhetik a pilótát, ám a robotpilóta előre betáplált adatok alapján elvégez minden olyan feladatot, amire szükség van, így a kapitánynak csak ellenőriznie kell a helyes működést. Itt az ideje tehát, hogy végre Ön is a cége kapitánya lehessen azzal, hogy bekapcsolja a robotpilótát.

Kapcsolódó cikkek

Olvasson tovább a témában és mélyítse el tudását

Az üzleti folyamatok optimalizálásának fontossága és előnyei

január 17, 2024
Az üzleti folyamatok optimalizálása kiemelkedő fontossággal bír a vállalkozások számára. Ez a blogbejegyzés bemutatja,...

Mi folyik itt?

december 2, 2022
Szinte biztos vagyok benne, hogy az olvasó magában pontosan olyan kérdőre vonó, ideges vagy zaklatott hangsúllyal...

HR Folyamatok útvesztőjében

december 2, 2022
Közel 15 éves folyamatautomatizálási tapasztalat után mondom, hogy a HR egy méltatlanul elhanyagolt terület, ami az IT...
Tetszett a cikk?

Beszéljünk róla

Vegye fel velünk a kapcsolatot, hogy megoszthassa gondolatait, kérdéseit a témával kapcsolatban