Minden cégvezető álma, hogy a vállalkozását olyan szintre fejlessze, ami önműködő, tehát nem emészt fel erőforrást a feladatok ellenőrzése és jóváhagyása, az előre megírt szabályok mentén működik minden folyamat és nem történnek hibák a mindennapokban.
Ez persze egy idealizált állapot, amit olyan ritka, mint a fehér holló, ám közel sem lehetetlen elérni vagy legalább tenni azért, hogy a vállalkozásunk ilyen irányba fejlődjön. Ahhoz, hogy a fentieket megvalósíthassuk, az alábbi területekre kell fókuszálnunk:
- Szabályok és folyamatok: A vállalkozások természetéből fakadóan folyamatok mentén működnek, akár legyenek azok tudatosan felépített, szabályokra épülő munkafolyamatok, akár megszokáson alapuló, netán ad-hoc feladatok. A sikeres és jól szervezett vállalatok természetesen felismerték, hogy a láncszerűen összekapcsolódó feladatok munkafolyamatokba rendezése és szabályozása jelentős hatékonyságnövekedést tud eredményezni. Mindez persze növekedési paradoxont is eredményezhet, hiszen a hatékonyabb működés megteremti a növekedés lehetőségét, ami együtt jár a feladatok számának növekedésével, továbbá a folyamatok komplexebbé válásával, így újabb szabályozásra és folyamatfejlesztésre van szükség.
- Végrehajtók a szervezetben: Rendelkezhetünk kiválóan folyamatokba szervezett feladatokkal, ha nincs, aki végrehajtsa azokat. Vagy nincs, AMI végrehajtsa azokat... Szándékosan nem a "kollégák/emberek/munkatársak a szervezetben" kifejezést használtam, hiszen napjainkban már nem csak az emberi munkaerőre támaszkodhatunk a feladatok elvégzését illetően. Legyen szó egy lelkes kollégáról vagy precízen működő szoftverről, esetleg robotról, mindenképpen ki kell emelnünk annak a fontosságát, hogy a folyamat csak akkor lehet sikeres, ha annak végrehajtói pontosan tudják, hogy mit, mikor és milyen szabályok mentén kell végrehajtaniuk. Nem elég tehát a fentiek pontos definiálása például folyamatábrákkal tarkított folyamatleírásokban és céges szabályzatokban, amik a legtöbb esetben csak a fiókban porosodnak (vagy a szerverünk egy eldugott mappájában). Gondoskodnunk kell arról, hogy a feladat végrehatója ezekkel pontosan tisztában legyen, bizonytalanság esetén pedig elérje a szükséges információkat. Ugyancsak fontos a vállalati kultúra szempontjából, hogy a végrehajtók részéről meglegyen a hajlandóság és együttműködés a szabályok betartására.
- Folyamattámogatás: Számos eszköz létezik a folyamatok támogatására, ami iparáganként, működési területenként eltérhet. Nem kell azonnal a legdrágább vállalatirányítási rendszerekre gondolni, hiszen adott esetben egy fizikai iratrendszerező mappa is képes már csodákat tenni egy kisvállalkozás életében. Természetesen nem véletlen a fenti asszociáció, hiszen egy bizonyos méret felett (amire elfogultan én azt mondom, hogy már egyszemélyes vállalkozás esetén is) elengedhetetlen a megfelelő informatikai támogatás. Egy későbbi cikkben sorra vesszük majd, hogy milyen megoldások létezek a fenti cél elérésére (ERP, PM, TM, CRM, stb.), amelyek bizonyos átfedésekkel, de alapvetően más-más területek támogatására fókuszálnak. Most azonban egy olyan fogalmat szeretnék bemutatni, ami megalkuvások nélkül képes a fentiek megvalósítására.
WORKFLOW
A workflow, vagy más néven üzletifolyamat-kezelő megoldások magukba foglalják azon szoftvereket, amelyek célja a vállalkozás napi operatív, előzetesen felállított szabályrendszerre épülő működésének támogatása. Ha rátekintünk a folyamatainkra, akkor gyakorlatilag meghatározott időközönként ismétlődő ciklusokat látunk, amit valamilyen szabály mentén, de sablonizálva vannak jelen a mindennapi életünkben. Jellemzően ezen folyamatok szervezeti egységeken is átívelnek, több feladatból állnak és párhuzamosan több végrehajtó is dolgozik egy-egy feladaton. A workflow rendszerek nem csupán azt teszik lehetővé, hogy a munkafolyamatainkat vizuálisan ábrázolni tudjuk, de gondoskodik az egyes lépésekhez, fázisokhoz vagy döntési pontokhoz rendelt szabályok betartatásáról.
Teszi ezt például olyan formában, hogy minden végrehajtó csak azokat a feladatokat kapja meg, amivel adott időpontban (vagy jogosultsága szerint) dolgoznia kell. A workflow gondoskodik róla, hogy a végrehajtó ne tudjon eltérni a folyamattól, mindazonáltal lehetővé teszi a vezető számára, hogy pontosan értesüljön a folyamat állapotáról és esetlegesen fellépő problémákról. Persze a repülőgépek sem nélkülözhetik a pilótát, ám a robotpilóta előre betáplált adatok alapján elvégez minden olyan feladatot, amire szükség van, így a kapitánynak csak ellenőriznie kell a helyes működést. Itt az ideje tehát, hogy végre Ön is a cége kapitánya lehessen azzal, hogy bekapcsolja a robotpilótát.