xFLOWer, az intelligens WORKFLOW

Az xFLOWer felhőalapú megoldás, amely szolgáltatási formában vehető igénybe. Ennélfogva Önnek nem kell beruháznia drága eszközökbe és nem kell drága licenszekre költenie, hanem csak azután kell fizetnie, amennyit valóban használja a megoldást. Ráadásul a szolgáltatási díj magába foglalja a rendszer teljes üzemeltetését, a szükséges tárhelyet és a támogatást is.

Az űrlapszerkesztő funkció segítségével teljesen egyedi formokat / űrlapokat lehet generálni, amiket teljesen egyedi mezőkkel lehet feltölteni.

Minden esetben először kiválasztásra kerül az adott mezőtípus, ami meghatározza, hogy milyen formátumban szeretnénk adatot rögzíteni az űrlapon (pl.: szöveges mező, szám mező, dátum mező, stb.). Ezt követően beállításra kerül, hogy az adott mező milyen szabály szerint kerül kitöltésre, például

• csak olvasható mező, előre kitöltött adattal
• szabadon kitölthető mező a formátumnak megfelelően
• adat átvétele külső rendszerből vagy a folyamat egy korábbi szakaszából (pl.: másik űrlapon rögzítet mező)

Minden űrlap kitöltése egy feladat elvégzésének feleltethető meg a folyamatban, így tetszőleges dokumentumok előállítását is lehetővé teszi (pl.: teljesítési igazolások, szerződések, számlák, stb.)

A dokumentum sablonszerkesztő segítségével MS World alkalmazásban tetszőleges dokumentumsablonokat lehet készíteni, így a rendszer nem csupán tartalmát, de kinézetét tekintve is pontosan olyan dokumentumok előállítására képes, mint amire Önnek szüksége van.

Hogyan működik?

Minden űrlapon szereplő mezőnek van egy egyedi azonosító kódja, amire hivatkozva az adott dokumentumsablon beemeli a benne lévő adatot a dokumentumba, így tehát nem kell manuálisan töltögetni ezeket a dokumentumokat. Ezt követően (az előre megadott szabály szerint) a rendszer legenerálja a dokumentumot az adott formátumban (a legtöbb esetben pdf file-ként).

A folyamatszerkesztő modul lehetővé teszi a folyamatok vizuális ábrázolását nemzetközileg elfogadott standardok szerint. Az így felrajzol folyamatban az egyes fázisok (feladatok) jelölik a folyamat állomásait, ahol különböző akciók történhetnek

• űrlap kitöltése
• email küldés
• jóváhagyás
• stb.

Az egyes fázisokat egymással össze kell kötni olyan logikai sorrendben, ahogy azok a folyamatban követik egymást. Természetesen ez az összekötés tartalmazhat elágazásokat - leggyakrabban az ilyen döntések szabályok mentén történő automatizálása a projektek célja.

Az egymással összeköttetésekben álló fázisokra különböző szabályokat lehet ráültetni az adott szervezet működésének megfelelően, így az képes lesz önállóan végbemeni és automatikusan elvégezni feladatokat vagy a megfelelő felelősre osztani azokat.

A megoldás egyaránt képes az elágazási pontokban párhuzamos folyamatok indítására, így a folyamat akár több végponttal is rendelkezhet. Ebben az esetben a párhuzamosan induló folyamat egyedi azonosítóval rendelkező alfolyamatként jön létre, de továbbra is kapcsolódni fog az eredeti folyamathoz, minden információ könnyedén visszakereshető legyen.

A rendszer továbbá kezel un. beágyazott folyamatokat is. Egy nagyobb folyamatba könnyedén beilleszthető egy kisebb, már kész folyamat (pl.: egy jóváhagyási workflow), így a fokokozatosan komplexebbé váló folyamatok szerkesztése sem okoz probélmát.

A megoldás rendelkezik néhány alapértelmezett törzsadatípussal (pl.: ügyfelek, partnerek, stb.), azon felül pedig korlátlan mennyiségben hozható létre egyedi törzsadattípus, amelyhez testre szabott adatstruktúrát lehet kialakítani.

Mi is jelent mindez?

Amennyiben az Ön vállalkozása például gépjárművek forgalmazásával foglalkozik, úgy ezek rögzítéséhez létre lehet hozni a "Gépjármű" törzsadattípust, amin egyedi adatmezőket lehet rögzíteni, például

• Gépjármű márkája
• Gyártási év
• Alvázszám
• Teljesítmény
• stb.

Persze ez bármilyen termék/szolgáltatás esetén igaz, ahol egyedi paraméterekkel szeretnénk leírni valamit.

Mire jó ez?

A törzsadatokat szabadon használhatjuk az egyes űrlapokon, feladatokban, dokumentumokban, emailekben, stb., ahol nem kell kézzel kitöltenünk adatokat, hanem például listából választhatjuk ki a megfelelő elemet (pl.: terméket).

Ezen túlmenően akár szabályokat is építhetünk rá. Például, ha a folyamat elején az ajánlatkérésben az Ügyfél listából kiválaszotta, hogy Suzuki típusú gépjárműre kér ajánlatot, akkor az folyamat későbbi szakaszában az érékesítő kolléga az ajánlat kidolgozásánál már csak a Suzuki márka típusaiból (Ignis, Viatara, stb.) tud választani a rendszerben.

Számos beállítás létezik, hiszen minden vállalkozás egyedi folyamatokkal rendelkezik. Befolyásolja például a láthatóságot, hogy milyen jogosultsággal rendelkezik az adott felhasználói fiók vagy milyen un. skillekkel (képességekkel és jogosultságokkal), ami meghatározza a hozzáférést a feladatokhoz (pl.: a "beszerző" skillel rendelkező felhasználó látja beszerzési igényeket és leadott megrendeléseket, de nem láthatja a beérkező számlákat, mert ahhoz már "könyvelő" skill szükséges.

Noha feladatokat lehet konkrét (nevesített) felhasználókra is osztani a folyamatban, leggyakrabban a vállalkozások un. munkakosarakban helyezik el a feladatokat. A munkakosárban összegyűlt feladatokat látja így a felhasználó és az előre meghatározott szabály szerint osztja számára a soron következő feladatot a rendszer vagy saját maga válogat az elvégzendő feladatok közül.

A megoldás eleve rendelkezik kész integrációkkal (pl.: MS Office, levelezés, stb.), mindazonáltal rendkívül nyílt és könnyen integrálható meglévő informatikai rendszerekhez (pl.: ERP, CRM, stb.), ami a legtöbb projektben elvárás.

Hogyan működik?

Amennyiben az ügyfél maga kíván gondoskodni az integrációról, úgy átadunk egy integrációs dokumentumot, un. API leírást, ami alapján a megbízott fejlesztő képes összekapcsolni a rendszert az ügyfél megoldásával.

Természetesen az integrációs fejlesztéseket mi magunk is szívesen elvégezzük, ami nagyobb biztonságot jelent az ügyfeleink részére, hiszen pontos rálátásunk van a workflow működésére.

Mindkét esetben nagyon fontos a kommunikáció, amiben mindhárom félnek aktívan részt kell vennie:

• Ügyfél: definiálja a pontos üzleti igényeket, hogy mely adatoknak milyen formában és milyen rendszerekben kell rendelkezésre állnia
• Ügyfél megoldásszállítója: ő ismeri pontosan a technológiai háttérét annak a rendszernek, amivel kommunikálnia kell az xFlowernek, így megosztja ezzel kapcsolatos tudását és felkészíti a rendszert az adatok cseréjére
• BADATECH: ő ismeri pontosan a technológiai háttérét az xFLOWernek és felkészíti azt az integrációra