Szinte biztos vagyok benne, hogy az olvasó magában pontosan olyan kérdőre vonó, ideges vagy zaklatott hangsúllyal olvassa magában a fenti kérdést, mint ahogyan az a való életben a leggyakrabban hangzik. Általában ezt a kérdést akkor kényszerülünk ilyen formában feltenni, ha valami olyasmi történik, amit nem szeretnénk vagy váratlanul ér minket valamilyen hatás.
Nagyobb probléma, ha ezt a kérdést a vállalkozásunk működése kapcsán kell feltennünk, mert akkor biztosak lehetünk benne, hogy valami nem a tervek szerint alakult, aminek a költségét pedig nekünk kell viselni. Hogy elkerüljük ezt a helyzetet, először is tisztáznunk kell néhány fogalmat annak érdekében, hogy a tervszerű működés valósuljon meg a cégünkben.
Mi is az a folyamat?
Egyáltalán vannak-e folyamataim? Bármilyen meglepő, de már egy egyszemélyes vállalkozás sem létezhet folyamatok nélkül akár definiált (felismert, dokumentált, szabályozott), akár ad-hocnak tűnő feladatcunami közepedte működik. El kell fogadnunk, hogy a folyamat a vállalkozások természetes velejárója, így nem létezhetnek egymás nélkül. De mi is az a folyamat? A folyamat nem más, mint olyan egymást láncszerűen követő feladatok és tevékenységek összessége, amik valamilyen cél elérése érdekében jönnek létre. Ez lehet egyszeri, de a legtöbb esetben ismétlődő jelenség. A folyamat feltételezi a láncban szereplő feladatok egymásutániságát, azaz valamilyen logika vagy szabály szerinti sorrendiséget. Ez lehet szekvenciális, amikor a feladatok egymást követik egyesével, de természetesen (főleg komplexebb folyamatok esetén) akár számos elágazást is tartalmazhat. Szintén a folyamatok velejárója, hogy egyes feladatok végrehajtásához szükség van valamilyen korábbi feladat teljesülésére (így alakul ki a sorrend), tehát ezen feladatok között függőségi viszony (dependencia) áll fenn.
Az egyik talán legegyszerűbb példa ennek szemléltetésére egy jóváhagyási folyamat (workflow). Ebben egy adott szereplő valamilyen igényt (pl.: beszerezési igény, szabadságigénylés, stb.) továbbít egy jóváhagyó részére, aki elfogadhatja vagy elutasíthatja azt. Amennyiben az igény elutasításra kerül, az igénylő kap erről egy értesítést. Ami viszont ennél is fontosabb, hogy a folyamatban addig nem történik meg a következő lépés (beszerzés, szabadság kiírása, stb.), amíg a jóváhagyó ténylegesen jóvá nem hagyta azt, hiszen függőség áll fenn a két feladat között.
